Windykacja dla biur rachunkowych, wiele firm na jednym koncie

Dlaczego biuro rachunkowe ma do tego dostęp i potrzebę

Księgowość to pierwsze miejsce, w którym widać, że kontrahent klienta nie płaci. Wielu właścicieli firm pyta wtedy biuro, co z tym zrobić, a biuro nie ma narzędzia, żeby pomóc poza radą. W efekcie windykacja bywa odkładana, a rośnie ryzyko przedawnienia, które w sprawach gospodarczych następuje po trzech latach.

Wprowadzając windykację do oferty, biuro zyskuje dodatkową usługę, która jest dla klientów wymierna, bo wprost przekłada się na pieniądze na ich rachunkach. Nie wymaga to zatrudniania nowych osób ani zmiany sposobu prowadzenia ksiąg.

Plan Biuro, czyli co dostajesz za 1 290 zł netto

Plan Biuro kosztuje 1 290 zł netto miesięcznie plus 23 proc. VAT, a przy płatności rocznej cena spada o 50 proc. W pakiecie jest 2 500 faktur, obsługa do 25 firm i 15 użytkowników. Do wysyłki służy e-mail oraz SMS w limicie 1 500 wiadomości miesięcznie.

Każda firma klienta ma w koncie osobną przestrzeń z własnymi fakturami i harmonogramami. Pracownicy biura przełączają się między firmami bez wylogowywania, a role właściciela, księgowej i podglądu pozwalają ustalić, kto co może. Porównanie wszystkich planów znajdziesz w cenniku.

Szablony biura i logo klientów

Biuro może przygotować własne szablony pism i stosować je u wszystkich klientów, dzięki czemu każda firma korzysta z jednolitej, sprawdzonej treści. Szablon ustalasz raz, a potem system podstawia dane konkretnego klienta i faktury.

Pisma wychodzą w imieniu wierzyciela, czyli firmy klienta, z jego logo i z jego adresu. Dłużnik widzi więc sprawę prowadzoną przez swojego kontrahenta, a nie przez biuro rachunkowe. Szczegóły działania opisaliśmy w materiałach o windykacji faktur i wezwaniu do zapłaty.

Raport dla każdego klienta

Dla każdej firmy biuro może przygotować raport stanu należności, który pokazuje, ile faktur jest po terminie, jakie pisma wyszły i na jakim etapie są sprawy. Dane możesz wyeksportować do XLSX i dołączyć do miesięcznego zestawienia księgowego.

Taki raport to dla klienta dowód, że jego pieniędzmi ktoś się zajmuje. Dla biura to także powód do rozmowy o dodatkowych usługach. Wszystkie zdarzenia zapisują się w dzienniku, więc w razie sporu biuro i klient mają ten sam, rzetelny zapis.

Jak wygląda praca w biurze na co dzień

Typowy przebieg dla jednej firmy klienta jest prosty:

• import faktur z KSeF lub z pliku CSV, XLSX albo XML,
• wybór harmonogramu sześciu kroków,
• wysyłka przypomnień, wezwania, noty odsetkowej i wezwania ostatecznego,
• przygotowanie danych do pozwu w EPU, jeśli dłużnik milczy,
• raport dla klienta i wpis w dzienniku.

Pieniądze od dłużnika trafiają prosto na rachunek klienta, bez prowizji i bez udziału biura w obiegu środków. W razie pozwu klient składa go sam w e-Sądzie, a Wierz przygotowuje dane i instrukcje, nie będąc pełnomocnikiem ani doradcą prawnym. Zobacz też windykację B2B i funkcje.

Dla biura istotne jest rozliczenie kosztu. Abonament możesz wkalkulować w opłatę za obsługę księgową albo wprowadzić jako osobną usługę windykacyjną. Przy 25 firmach koszt na jednego klienta jest niewielki w stosunku do wartości zaległości, które mogą zostać odzyskane, a wymiernym efektem jest lepsza płynność klientów i ich większe zaufanie do biura.

Dobrą praktyką jest ustalenie z każdym klientem zasad na początku współpracy: od jakiej kwoty biuro uruchamia harmonogram, kto zatwierdza wezwania i kiedy sprawa idzie do sądu. Pozwala to uniknąć sytuacji, w której biuro działa za szybko albo za wolno, a klient ma pretensje o brak kontroli.

Pierwsze wdrożenie warto zacząć od trzech lub czterech klientów, u których zaległości są najbardziej widoczne. Po kilku tygodniach biuro ma gotowe szablony, wypracowaną procedurę i konkretne przykłady do rozmów z kolejnymi firmami. Dopiero wtedy sensowne jest rozszerzanie usługi na pozostałych klientów, aż do limitu 25 firm w planie.

Biuro może też wykorzystać wiekowanie należności jako element comiesięcznej rozmowy z klientem. Zamiast samego zestawienia kosztów i podatków klient dostaje informację, ile pieniędzy czeka u kontrahentów i co zrobiono w sprawie najstarszych faktur. To wartość, którą łatwo pokazać i która uzasadnia obecność biura w bieżących decyzjach firmy.

Warto pamiętać, że dostęp do danych każdego klienta ograniczają role użytkowników. Pracownik biura widzi tylko te firmy, którymi się zajmuje, a klient nie ma wglądu w sprawy innych podmiotów prowadzonych na tym samym koncie.