Monitoring należności z harmonogramem pism dla każdej faktury

Co obejmuje monitoring należności

Monitoring to nie jednorazowa lista zaległych faktur, lecz ciągłe śledzenie terminów. Aplikacja porównuje daty płatności z bieżącą datą i oznacza faktury, które zbliżają się do terminu, są w dniu terminu albo już go przekroczyły. Dzięki temu nie dowiadujesz się o zaległości po miesiącu, lecz tego samego dnia.

Faktury trafiają do Wierza przez import z pliku CSV, XLSX albo XML z KSeF, lub przez ręczne dodanie. Dla każdej z nich widzisz kwotę, dłużnika, termin, wyliczone odsetki i status. Możesz filtrować po kontrahencie, wieku zaległości i etapie sprawy.

Harmonogram pism w sześciu krokach

Do każdej faktury przypisany jest harmonogram, który określa, jakie pismo i kiedy ma wyjść. Pozycje na osi czasu wyglądają następująco:

• przypomnienie przed terminem płatności,
• przypomnienie w dniu terminu,
• wezwanie do zapłaty,
• nota odsetkowa z rekompensatą,
• ostateczne przedsądowe wezwanie do zapłaty,
• dane do pozwu w EPU.

Odstępy między krokami możesz zmieniać, a sprawę w każdej chwili wstrzymać, na przykład gdy dłużnik zgłosi reklamację albo ustalisz rozłożenie płatności. Opisy pism znajdziesz w tekstach o wezwaniu do zapłaty i nocie odsetkowej.

Raporty DSO i wiekowanie należności

W planie Firma masz dostęp do raportu DSO, który pokazuje średni czas oczekiwania na wpłatę, oraz do wiekowania należności. Wiekowanie dzieli zaległości na przedziały czasowe, więc od razu widać, ile pieniędzy wisi od kilku dni, a ile od kilku miesięcy. To informacja, której zwykle brakuje w prostych arkuszach.

Z danych możesz zrobić eksport XLSX i przekazać go księgowej, zarządowi albo bankowi. Zestawienie pomaga też ocenić, których kontrahentów warto objąć krótszym terminem płatności lub przedpłatą. Szerzej o tym, jak liczyć zaległości, piszemy w opisie windykacji faktur.

Dziennik zdarzeń jako dowód

Każde działanie zapisuje się w dzienniku: wysłane pismo, jego forma, data, a także zmiany statusu sprawy. W razie sporu możesz pokazać dokładnie, kiedy i jak dłużnik został wezwany. Takie zestawienie bywa kluczowe, gdy sprawa trafia do sądu, bo wykazuje podjęte próby polubownego rozwiązania.

Wysyłka odbywa się e-mailem, a w planach Firma i Biuro także SMS-em, zawsze od wierzyciela. Pieniądze trafiają prosto na Twój rachunek, bez prowizji. Zasady rozliczeń opisuje cennik.

Od monitoringu do pozwu w EPU

Gdy ostatnie wezwanie przedsądowe nie przyniesie wpłaty, w harmonogramie pojawiają się dane do EPU. Wierz przygotowuje je w formie, którą wystarczy przenieść do e-Sądu. Pozew w elektronicznym postępowaniu upominawczym trafia do Sądu Rejonowego Lublin-Zachód, który rozpoznaje takie sprawy dla całego kraju, a opłata wynosi jedną czwartą zwykłej.

Pozew składasz sam. Wierz przygotowuje dane i instrukcje, ale nie jest pełnomocnikiem i nie udziela porad prawnych. Zobacz opis pozwu EPU oraz ogólne zasady w materiale jak to działa.

Dobry monitoring odpowiada na trzy pytania. Kto jest mi winien i ile. Od kiedy trwa opóźnienie. Co zostało już zrobione i co jest następne. Gdy odpowiedzi są pod ręką, spotkanie o płynności trwa kilka minut zamiast godziny, a decyzje o wstrzymaniu dostaw lub zmianie warunków płatności opierają się na danych, a nie na przeczuciach.

Role w aplikacji pozwalają rozdzielić odpowiedzialność. Właściciel i księgowa mogą zmieniać harmonogramy i zatwierdzać pisma, a osoba z rolą podglądu tylko ogląda stan należności. To wygodne dla wspólnika, doradcy finansowego albo audytora, którzy potrzebują wglądu, ale nie powinni ingerować w sprawy.

Dla firm o wielu kontrahentach przydaje się grupowanie spraw po odbiorcach. Jeden dłużnik z kilkoma fakturami po terminie otrzymuje spójny przekaz, a Ty widzisz łączną kwotę zaległości wobec niego. To ułatwia rozmowę i pozwala ocenić, czy dalsza sprzedaż na kredyt kupiecki jest bezpieczna, czy warto przejść na przedpłatę do czasu uregulowania długu.

Monitoring ma sens także wtedy, gdy zaległości nie ma. Widok faktur zbliżających się do terminu pokazuje, jakie wpływy zaplanować na najbliższe tygodnie, a przypomnienie wysłane przed terminem często sprawia, że przelew wychodzi punktualnie. Dzięki temu monitoring pracuje na płynność nie tylko wtedy, gdy kontrahent już zalega z płatnością.

Gdy dłużnik zapłaci, wystarczy oznaczyć fakturę jako uregulowaną. Harmonogram zatrzymuje się, kolejne pisma nie wychodzą, a w dzienniku zostaje pełna historia sprawy, do której możesz wrócić przy następnym zamówieniu od tego samego kontrahenta.