Windykacja w firmie bez działu windykacji, dla właściciela i księgowej

Kto w firmie zajmuje się windykacją i czemu to nie działa

W firmach bez wydzielonego działu windykacji przypomnienia o płatnościach wysyła księgowa, kiedy znajdzie czas, a o trudniejszych sprawach decyduje właściciel. Kończy się to tym, że jedni dłużnicy dostają pismo po tygodniu, inni po dwóch miesiącach, a część nie dostaje go wcale. Nikt też nie wie na pewno, co już wysłano.

Brak procedury kosztuje realne pieniądze. Zamrożone faktury ograniczają płynność, a upływający czas zbliża sprawę do przedawnienia, które w roszczeniach gospodarczych następuje po trzech latach. Zatrudnienie osoby do windykacji dla kilkudziesięciu faktur miesięcznie zwykle się nie opłaca.

Wspólna praca właściciela i księgowej

Wierz rozdziela odpowiedzialność przez role: właściciel, księgowa i podgląd. Księgowa importuje faktury i pilnuje bieżących spraw, właściciel zatwierdza trudniejsze kroki, a osoba z rolą podglądu widzi stan należności bez możliwości zmian. Każdy działa w swoim zakresie i nikt nie nadpisuje cudzej pracy.

Plan Start obejmuje jednego użytkownika, plan Firma trzech. Przy większym zespole warto przejść na wyższy plan. Poniżej kilka rzeczy, które zmieniają się po wprowadzeniu wspólnego widoku:

• każda faktura ma przypisany harmonogram i status,
• widać, które pismo wyszło i kiedy,
• księgowa nie musi pytać właściciela o stan sprawy,
• zestawienie możesz wyeksportować do XLSX,
• dziennik zdarzeń pokazuje, kto co zrobił.

Od faktury do wpłaty bez ręcznego pilnowania terminów

Dane wprowadzasz raz: importem CSV, XLSX albo XML z KSeF, lub ręcznie. Wierz monitoruje terminy i przygotowuje pisma według harmonogramu sześciu kroków, od przypomnienia przed terminem, przez wezwanie do zapłaty i notę odsetkową z rekompensatą, po ostateczne wezwanie przedsądowe i dane do EPU.

Wysyłka odbywa się e-mailem, a w planach Firma i Biuro także SMS-em. Pismo wychodzi od Twojej firmy, z Twojego adresu, więc kontrahent wie, kto go wzywa. Dokładniejszy opis poszczególnych etapów znajdziesz w materiałach o windykacji faktur i monitoringu należności.

Ile kosztuje taki porządek

Ceny są stałe i podawane netto miesięcznie, z doliczeniem 23 proc. VAT. Start kosztuje 249 zł i obejmuje 60 faktur, jedną firmę i jednego użytkownika z wysyłką e-mailem. Firma za 549 zł pozwala obsłużyć 400 faktur i trzech użytkowników, z limitem 300 SMS miesięcznie oraz raportami DSO i wiekowania należności. Przy płatności rocznej cena spada o 50 proc.

Nie ma prowizji od odzyskanej kwoty. Pieniądze od dłużnika idą prosto na rachunek firmy. Pełne porównanie planów znajdziesz w cenniku, a listę możliwości w opisie funkcji.

Co się dzieje, gdy dłużnik nie płaci

Gdy pisma polubowne nie pomagają, Wierz przygotowuje dane do elektronicznego postępowania upominawczego. Sąd Rejonowy Lublin-Zachód rozpoznaje takie sprawy dla całego kraju, a opłata to jedna czwarta zwykłej. Pozew składa wierzyciel w e-Sądzie, na podstawie przygotowanych danych i instrukcji. Wierz nie jest pełnomocnikiem ani doradcą prawnym.

Dla właściciela ważne jest to, że cała dokumentacja jest już gotowa. Dziennik zdarzeń zawiera daty i formy wszystkich pism, więc nie trzeba odtwarzać historii z maili. Zobacz też opis pozwu w EPU i zasady działania aplikacji.

W praktyce największą zmianą jest odciążenie. Właściciel przestaje być ostatnią instancją, do której trafia każde pytanie o niezapłaconą fakturę, a księgowa nie musi pamiętać, kogo i kiedy ostatnio upominała. Sprawy są widoczne dla obu stron, więc rozmowa o dłużnikach sprowadza się do decyzji, a nie do ustalania faktów.

Firmy usługowe, handlowe i produkcyjne korzystają z tego samego schematu. Różni je głównie liczba faktur i długość terminów płatności, które w harmonogramie ustawia się osobno dla każdego odbiorcy. Dobry odbiorca dostaje łagodniejszy tryb, a ten, który płaci z opóźnieniem regularnie, szybciej przechodzi do wezwania i noty odsetkowej.

Jeśli dopiero zaczynasz porządkować należności, zacznij od zaimportowania wszystkich faktur po terminie z ostatnich miesięcy. Aplikacja pokaże wiekowanie i podpowie, które sprawy są jeszcze świeże, a które wymagają zdecydowanych kroków. Nawet kilka uporządkowanych spraw w pierwszym tygodniu daje poczucie kontroli, której nie zapewnia ręczne prowadzenie arkuszy i skrzynki pocztowej.

Dobrze jest ustalić w firmie prostą zasadę: kto odpowiada za kontakt z dłużnikiem po wysłaniu wezwania, a kto za decyzję o sądzie. Jeśli rolą księgowej jest pilnowanie bieżących spraw, a właściciel wchodzi dopiero przy kwotach powyżej ustalonego progu, nikt nie traci czasu na sprawy, które nie wymagają jego uwagi.