Windykacja faktur transportowych dla firm TSL i spedycji
Przewoźnik, spedytor i firma logistyczna mają najkrótszy zegar w całej windykacji, bo roszczenia z umowy przewozu i spedycji przedawniają się po roku. Wierz pilnuje terminu każdej faktury i wysyła kolejne pisma, zanim zegar się skończy.
Dlaczego faktury za transport trzeba ścigać szybciej niż inne
W większości branż roszczenie z faktury przedawnia się po trzech latach. W transporcie jest inaczej. Roszczenia z umowy przewozu przedawniają się z upływem roku (przepisy Prawa przewozowego), a roszczenia z umowy spedycji także po roku (Kodeks cywilny). W przewozach międzynarodowych podobny, roczny termin przewiduje konwencja CMR. To zasada ogólna, a szczegóły konkretnej sprawy, na przykład datę wymagalności albo wyjątki, warto potwierdzić u prawnika.
W praktyce oznacza to, że faktura za kurs z lutego, którą kontrahent płaci „po kwartale”, jest już w połowie drogi do przedawnienia, zanim ktokolwiek zadzwoni. Przedawnienie nie kasuje długu, ale daje dłużnikowi prawo odmowy zapłaty, a sąd uwzględni je na jego wniosek. Firma, która czeka z pozwem do jedenastego miesiąca, ryzykuje całą kwotę.
Co zwykle psuje płatności w TSL
Windykacja w transporcie rzadko zaczyna się od złej woli dłużnika. Częściej od dokumentów, które nie pasują do faktury. Wierz porządkuje te sprawy w harmonogramie jednej faktury.
- długie terminy płatności (30, 60 a nawet 90 dni) narzucone przez zleceniodawcę, który i tak płaci z opóźnieniem,
- brak potwierdzenia dostawy (CMR, list przewozowy, ePOD) w momencie, gdy kontrahent kwestionuje fakturę,
- wielu pośredników w łańcuchu (nadawca, spedytor, giełda frachtów), więc nie wiadomo, kto ma zapłacić,
- kilkadziesiąt drobnych faktur miesięcznie od jednego odbiorcy, które nikt nie przypomina po kolei,
- koszt telefonów i korespondencji, który zjada marżę na krótkich kursach.
Jak Wierz prowadzi fakturę transportową krok po kroku
Importujesz faktury z pliku CSV, XLSX albo XML z KSeF. Wierz zapisuje termin płatności każdej z nich i od tej chwili pilnuje kalendarza. Pierwsze przypomnienie wychodzi przed terminem, drugie w dniu terminu, a kolejne etapy to wezwanie do zapłaty, nota odsetkowa z rekompensatą, ostateczne wezwanie przedsądowe i dane do pozwu w EPU. Cały schemat opisaliśmy na stronie jak to działa.
Odsetki w transakcjach handlowych to stopa referencyjna NBP plus 10 punktów procentowych, od 1 lipca 2026 roku 13,75 proc. rocznie. Do tego dochodzi rekompensata za koszty odzyskiwania: 40, 70 albo 100 EUR zależnie od wartości świadczenia, przeliczana na złote po kursie NBP. Przy fakturach transportowych, które często opiewają na kilka tysięcy złotych, rekompensata za jedną fakturę pokrywa spory kawałek kosztu windykacji. Sprawdź wynik dla swojej faktury w kalkulatorze odsetkowym.
Pisma wychodzą z Twojego adresu, a pieniądze trafiają na Twój rachunek. Dla przewoźnika, który dba o relację z zleceniodawcą, to ważne: pierwszy kontakt jest uprzejmy i nie wygląda jak wizyta komornika.
Abonament zamiast prowizji od odzyskanej kwoty
Firmy windykacyjne zwykle pobierają prowizję od odzyskanej kwoty. W branży, w której marża na kursie bywa niska, każdy procent ma znaczenie. Przykład policzony ogólnie: przy zaległościach 60 000 zł i prowizji 10 proc. koszt wynosi 6 000 zł. Plan Firma w Wierzu kosztuje 549 zł netto miesięcznie i obejmuje do 400 faktur w monitoringu, a płatność roczna obniża cenę o 50 proc.
Plan Start (249 zł netto miesięcznie, 60 faktur) wystarczy małemu przewoźnikowi albo jednoosobowej spedycji. Plan Firma sprawdzi się, gdy księgowość obsługuje kilkunastu stałych zleceniodawców i potrzebuje SMS oraz raportu wiekowania należności. Pełne zestawienie znajdziesz w cenniku.
Kiedy po przypomnieniach przychodzi pora na sąd
Gdy kontrahent milczy mimo wezwania i noty, w transporcie nie warto czekać do końca roku. Elektroniczne postępowanie upominawcze (EPU) prowadzi jeden sąd dla całego kraju, a opłata wynosi jedną czwartą zwykłej. Wierz przygotowuje dane do pozwu i instrukcję, ale nie jest pełnomocnikiem i nie składa pozwu za Ciebie. Szczegóły kroków opisaliśmy w materiale o pozwie w EPU.
Dobrą praktyką jest własna, wewnętrzna granica, na przykład sześć albo siedem miesięcy od terminu płatności, po której każda niezapłacona faktura trafia do pozwu. Daje to zapas przed rocznym przedawnieniem. Opisane informacje mają charakter ogólny i nie są poradą prawną.
Najczęstsze pytania
Roszczenia z umowy przewozu i spedycji przedawniają się co do zasady po roku, a nie po trzech latach jak większość roszczeń między firmami. Termin biegnie od wymagalności, więc nie warto czekać. Konkretną sprawę potwierdź u prawnika.
Tak, jeśli to transakcja handlowa między przedsiębiorcami i płatność jest opóźniona. Odsetki to stopa NBP plus 10 punktów procentowych, a rekompensata wynosi 40, 70 albo 100 EUR zależnie od kwoty faktury.
Przy polubownych krokach tak: przypomnienia, wezwania, nota odsetkowa i dane do EPU są w abonamencie, bez prowizji. Gdy trzeba pełnomocnika w sądzie, decyzja należy do Ciebie.
Wgrywasz plik CSV, XLSX albo, w planie Firma, XML z KSeF. Wierz odczytuje numer, kontrahenta, kwotę i termin każdej faktury, i od razu układa harmonogram pism.
Plany zaczynają się od 249 zł netto miesięcznie (Start), plan Firma kosztuje 549 zł netto miesięcznie, a płatność roczna jest tańsza o połowę. Doliczamy 23 proc. VAT.
Masz fakturę po terminie? Policz, ile możesz doliczyć.
Wpisz kwotę i termin, a zobaczysz odsetki, rekompensatę i harmonogram pism.