Nota odsetkowa dla dłużnika z wyliczeniem odsetek za opóźnienie

Czym jest nota odsetkowa

Nota odsetkowa to dokument rozliczeniowy, w którym wierzyciel wylicza odsetki należne od dłużnika za opóźnienie w zapłacie. Nie jest fakturą VAT, nie wystawia się jej w systemie fakturowym i nie podlega VAT. Odsetki za opóźnienie nie są wynagrodzeniem za dostawę towaru ani usługę, tylko skutkiem niedotrzymania terminu płatności.

Dzięki notze dłużnik dostaje jasne wyliczenie: od jakiej kwoty, za jaki okres i według jakiej stopy naliczono odsetki. Dokument porządkuje rozmowę o długu, bo pokazuje, że żądanie opiera się na liczbach, a nie na szacunku. Jest też częścią ścieżki dowodowej, jeśli sprawa trafi do sądu.

Warto odróżnić notę od faktury korygującej albo nowej faktury. Odsetki nie powstają ze sprzedaży, więc nie ma podstawy, by dokumentować je fakturą. Nota odsetkowa jest po prostu zestawieniem należności ubocznej, które dłużnik może porównać z własnymi wyliczeniami i zweryfikować. Dla księgowości wierzyciela to przejrzysty dokument, do którego można odnieść późniejszą wpłatę.

Co powinna zawierać nota odsetkowa

Przepisy nie określają obowiązkowego wzoru noty, ale dobra nota zawiera komplet danych, które pozwalają dłużnikowi sprawdzić wyliczenie.

• dane wierzyciela i dłużnika oraz datę wystawienia noty,
• numer, datę wystawienia i termin płatności faktury, której dotyczy opóźnienie,
• kwotę należności głównej, od której liczone są odsetki,
• okres opóźnienia, czyli dzień następujący po terminie płatności oraz dzień, do którego liczysz odsetki,
• zastosowaną stopę odsetek i sposób jej ustalenia,
• kwotę odsetek, termin zapłaty noty i numer rachunku.

W transakcji handlowej stopa to stopa referencyjna NBP z 1 stycznia albo 1 lipca powiększona o 10 punktów procentowych, a od 1 lipca 2026 wynosi 13,75 proc. rocznie. Wobec konsumenta stosuje się odsetki ustawowe za opóźnienie, czyli stopę referencyjną NBP plus 5,5 punktu procentowego. Szczegóły naliczania opisaliśmy w materiale o odsetkach w transakcjach handlowych.

Nota odsetkowa a rekompensata za koszty odzyskiwania

Obok odsetek przedsiębiorca w transakcji handlowej może żądać rekompensaty za koszty odzyskiwania należności: 40 EUR przy świadczeniu poniżej 5 000 zł, 70 EUR od 5 000 zł do poniżej 50 000 zł i 100 EUR od 50 000 zł. Przeliczasz ją po kursie średnim NBP z ostatniego dnia roboczego miesiąca poprzedzającego miesiąc wymagalności. Rekompensata przysługuje za każdą fakturę i tylko przedsiębiorcy, nie konsumentowi.

W praktyce odsetki i rekompensatę możesz przedstawić w jednym piśmie, na przykład w wezwaniu do zapłaty, albo odsetki wydzielić do noty, a rekompensatę wskazać w wezwaniu. Sprawdź wynik w kalkulatorze odsetek przed wysłaniem pisma.

Kiedy wysłać notę odsetkową

Nota ma sens wtedy, gdy opóźnienie trwa już kilka tygodni, a przypomnienie i pierwsze wezwanie nie przyniosły wpłaty. Odsetki są wtedy na tyle widoczne, że warto je wyodrębnić i pokazać dłużnikowi, ile kosztuje go każdy kolejny dzień zwłoki. Nota zwykle wychodzi po wezwaniu do zapłaty, a przed przedsądowym wezwaniem.

Warto pamiętać o przedawnieniu. Roszczenia związane z działalnością gospodarczą przedawniają się z upływem trzech lat, liczonych do końca roku kalendarzowego. Ani nota odsetkowa, ani samo wezwanie do zapłaty przedawnienia nie przerywa. Przerywa je wniesienie pozwu, uznanie długu albo ugoda.

Nota odsetkowa w harmonogramie Wierza

W Wierzu nota odsetkowa jest stałym punktem harmonogramu. Wgrywasz faktury z pliku CSV, XLSX albo XML z KSeF, a Wierz układa kolejność pism: przypomnienie przed terminem, przypomnienie w dniu terminu, wezwanie do zapłaty, nota odsetkowa, ostateczne wezwanie i dane do EPU. Każde pismo wychodzi e-mailem z Twojego adresu, a w planach Firma i Biuro także SMS-em.

Zdarzenia zapisują się w dzienniku, który możesz pokazać jako dowód. Pieniądze od dłużnika idą prosto do Ciebie, bez prowizji. Abonament zaczyna się od 249 zł netto miesięcznie, a przy płatności rocznej jest o połowę niższy, co opisuje cennik. Zobacz też listę funkcji i opis windykacji polubownej.

Dobrą praktyką jest wysłanie noty na ten sam adres e-mail, na który wcześniej poszło wezwanie, i zachowanie dowodu wysyłki. W dzienniku zdarzeń Wierza widać, kiedy i na jaki adres nota wyszła, a w razie potrzeby możesz powtórzyć wysyłkę. Jeśli dłużnik zapłaci odsetki, nota pozostaje w dokumentach jako potwierdzenie, że rozliczenie zostało zamknięte.