Odsetki za opóźnienie w transakcjach handlowych i jak je policzyć

Jak ustala się stawkę odsetek

Odsetki za opóźnienie w transakcjach handlowych to stopa referencyjna NBP obowiązująca 1 stycznia albo 1 lipca danego roku, powiększona o 10 punktów procentowych. Stopa z 1 stycznia obowiązuje przez pierwsze półrocze, a stopa z 1 lipca przez drugie. Od 1 lipca 2026 odsetki wynoszą 13,75 proc. rocznie.

Dla podmiotów leczniczych dodatek jest niższy i wynosi 8 punktów procentowych. Jeśli opóźnienie trwa dłużej niż jedno półrocze, stawka może się zmienić w trakcie naliczania, dlatego okres trzeba podzielić na części. Tak liczy kalkulator w Wierzu, a ręcznie łatwo o pomyłkę.

Przykładowo, jeśli faktura była wymagalna w czerwcu, a zapłacono ją w sierpniu, odsetki za część czerwcową liczysz według stopy z 1 stycznia, a za dni od 1 lipca według stopy z 1 lipca. Każdy odcinek ma więc własną liczbę dni i własną stawkę, a wynik końcowy jest sumą odcinków.

Odsetki naliczasz za każdy dzień opóźnienia, od dnia następującego po terminie płatności do dnia zapłaty. Dlatego tak ważne jest, by pisma z wyliczeniem miały datę i dowód wysłania, a kwota w piśmie odpowiadała dniowi jego wystawienia.

Transakcja handlowa a sprzedaż konsumentowi

O stawce decyduje to, kim jest dłużnik. Transakcja handlowa to umowa między przedsiębiorcami, której przedmiotem jest odpłatna dostawa towarów lub usług. Wtedy stosuje się podwyższoną stawkę opisaną wyżej oraz rekompensatę za koszty odzyskiwania należności.

Wobec konsumenta obowiązują odsetki ustawowe za opóźnienie, czyli bieżąca stopa referencyjna NBP powiększona o 5,5 punktu procentowego. Od 5 marca 2026 stopa referencyjna NBP wynosi 3,75 proc., więc stawka odsetek ustawowych jest wyraźnie niższa niż w obrocie między firmami. Konsumentowi nie naliczasz rekompensaty 40, 70 ani 100 EUR. Rekompensata przysługuje wyłącznie przedsiębiorcy w transakcji handlowej.

Rekompensata za koszty odzyskiwania należności

Obok odsetek wierzycielowi w transakcji handlowej należy się rekompensata, która ma pokryć koszty odzyskiwania należności. Nie musisz wykazywać, że faktycznie je poniosłeś. Jej wysokość zależy od kwoty świadczenia.

• 40 EUR, gdy kwota świadczenia jest niższa niż 5 000 zł,
• 70 EUR, gdy kwota wynosi od 5 000 zł do poniżej 50 000 zł,
• 100 EUR, gdy kwota wynosi 50 000 zł lub więcej.

Przeliczenie na złote odbywa się po kursie średnim NBP z ostatniego dnia roboczego miesiąca poprzedzającego miesiąc, w którym świadczenie stało się wymagalne. Rekompensata przysługuje za każdą fakturę, więc przy trzech zaległych fakturach naliczasz ją trzykrotnie, osobno dla każdej kwoty. Pamiętaj, że wierzyciel, który wystawił fakturę konsumentowi, rekompensaty nie żąda.

Jak udokumentować odsetki wobec dłużnika

Naliczone odsetki warto przedstawić dłużnikowi w osobnym dokumencie. Służy do tego nota odsetkowa, czyli dokument rozliczeniowy, który nie jest fakturą VAT i nie podlega VAT. Wskazujesz w niej kwotę należności, okres opóźnienia, stawkę i wynik. Odsetki możesz też zawrzeć bezpośrednio w wezwaniu do zapłaty, razem z rekompensatą.

Jeśli chcesz sprawdzić wynik dla pojedynczej faktury, użyj kalkulatora odsetek. Dla całej listy należności wygodniej wgrać plik z fakturami i pozwolić Wierzowi policzyć każdą pozycję osobno, z właściwą stopą i kursem.

Odsetki a przedawnienie i dalsze kroki

Odsetki rosną z dnia na dzień, ale same roszczenia przedawniają się. Roszczenia związane z działalnością gospodarczą przedawniają się z upływem trzech lat, liczonych do końca roku kalendarzowego. Samo wezwanie do zapłaty przedawnienia nie przerywa. Przerywa je wniesienie pozwu, uznanie długu przez dłużnika albo ugoda.

Gdy dłużnik nie reaguje na pisma, kolejnym krokiem jest pozew w elektronicznym postępowaniu upominawczym, gdzie odsetki i rekompensatę wpisujesz jako część roszczenia. Wierz przygotowuje te dane i instrukcję krok po kroku, ale nie jest pełnomocnikiem i nie udziela porad prawnych. Całość procesu opisaliśmy w materiale o windykacji polubownej i w opisie jak to działa.

Warto też pamiętać o dokumentacji samej faktury. Odsetki można naliczyć tylko od należności, która jest wymagalna, więc termin płatności powinien być jasno wskazany na fakturze albo w umowie. Im czytelniejsza podstawa, tym trudniej dłużnikowi kwestionować wyliczenie. W Wierzu każda faktura ma zapisany termin, kwotę i historię wysłanych pism, dzięki czemu odsetki da się odtworzyć w dowolnym momencie.