Windykacja polubowna faktur bez prowizji, w stałym abonamencie

Na czym polega windykacja polubowna

Windykacja polubowna to cała droga odzyskiwania należności, która odbywa się poza sądem. Wierzyciel przypomina o płatności, wzywa do zapłaty, rozlicza odsetki i próbuje dojść do porozumienia z dłużnikiem. Celem jest odzyskanie pieniędzy szybko, tanio i bez psucia relacji handlowej.

Metoda ma dużą zaletę: większość dłużników płaci na wczesnym etapie, bo nie chce kosztów ani postępowania. Zaczyna się od uprzejmego pisma, a dopiero gdy ono nie działa, ton i stawka rosną. Gdy żaden z etapów nie przyniesie wpłaty, wierzyciel ma komplet dokumentów do pozwu.

Windykacja polubowna ma też wymiar finansowy. Postępowanie sądowe oznacza opłaty, czas i niepewność, a każdy tydzień zwłoki wydłuża okres, w którym kapitał jest zamrożony. Skuteczne pisma we właściwej kolejności często kończą sprawę wcześniej, niż trafiłaby do sądu. Warto też z góry określić, na jakich warunkach jesteś gotów zaproponować ugodę ratalną, bo dłużnik w trudnej sytuacji chętniej płaci w ratach niż wcale.

Kolejne etapy i pisma

Dobrze prowadzona windykacja polubowna ma jasny porządek. Każde pismo ma swoje miejsce i swój cel.

• przypomnienie o płatności przed terminem i w dniu terminu,
• wezwanie do zapłaty z odsetkami i rekompensatą,
• nota odsetkowa rozliczająca odsetki za opóźnienie,
• przedsądowe wezwanie do zapłaty z ostatecznym terminem,
• dane roszczenia do pozwu w elektronicznym postępowaniu upominawczym.

Odstępy między pismami zależą od dłużnika i kwoty, ale zasada jest stała. Pierwsze pisma przypominają, kolejne żądają, ostatnie ostrzega o skutkach. Dzięki temu ścieżka jest czytelna dla dłużnika, a dla wierzyciela stanowi uporządkowany zapis starań o ugodę.

Ile można żądać od dłużnika

W transakcji handlowej wierzycielowi należą się odsetki za opóźnienie w wysokości stopy referencyjnej NBP z 1 stycznia albo 1 lipca powiększonej o 10 punktów procentowych. Od 1 lipca 2026 daje to 13,75 proc. rocznie. Dodatkowo przysługuje rekompensata za koszty odzyskiwania należności: 40 EUR przy świadczeniu poniżej 5 000 zł, 70 EUR od 5 000 zł do poniżej 50 000 zł i 100 EUR od 50 000 zł, za każdą fakturę.

Wobec konsumenta stosuje się odsetki ustawowe za opóźnienie, czyli stopę referencyjną NBP plus 5,5 punktu procentowego, a rekompensaty nie żądasz. Szczegóły opisaliśmy w materiale o odsetkach w transakcjach handlowych, a konkretną kwotę sprawdzisz w kalkulatorze odsetek. Całość nazywamy też windykacją na koszt dłużnika.

Abonament zamiast prowizji od odzyskanej kwoty

Firmy windykacyjne zwykle rozliczają się procentem od odzyskanej kwoty, a często przejmują wpłaty dłużnika. W Wierzu jest inaczej. Płacisz abonament od 249 zł netto miesięcznie w planie Start, 549 zł w planie Firma albo 1 290 zł w planie Biuro, a przy płatności rocznej cena jest niższa o połowę. Od odzyskanych pieniędzy nie ma żadnej prowizji, a wpłaty dłużnika idą prosto do Ciebie.

Wierz nie jest pełnomocnikiem i nie udziela porad prawnych. To program, który prowadzi harmonogram i dokumentuje działania. Aktualne ceny i różnice planów zobaczysz w cenniku, a pełną listę możliwości w zakładce funkcje.

Jak Wierz prowadzi windykację polubowną

Wgrywasz faktury z pliku CSV, XLSX albo XML z KSeF. Wierz układa harmonogram: przypomnienie przed terminem, przypomnienie w dniu terminu, wezwanie, nota odsetkowa, ostateczne wezwanie i dane do EPU. Pisma wychodzą e-mailem z Twojego adresu, a w planach Firma i Biuro także SMS-em, we właściwych dniach.

Każde zdarzenie trafia do dziennika, który możesz pokazać jako dowód w sądzie. Gdy przejdziesz do pozwu w EPU, składasz go na swoim koncie w e-Sądzie, a Wierz podaje dane roszczenia i instrukcję krok po kroku. Pamiętaj o przedawnieniu: roszczenia związane z działalnością gospodarczą przedawniają się z upływem trzech lat, do końca roku kalendarzowego. Przerywa je wniesienie pozwu, uznanie długu albo ugoda, ale nie samo wezwanie. Zobacz też jak to działa oraz opis windykacji faktur.

Niezależnie od liczby faktur dobrze jest prowadzić windykację według jednego schematu. Każdy dłużnik dostaje te same pisma w tym samym rytmie, a Ty masz pewność, że żadna faktura nie została pominięta. To szczególnie ważne w małych firmach, w których windykacją zajmuje się ktoś obok codziennej pracy i łatwo o przeoczenie.