Windykacja faktur od pierwszego dnia po terminie płatności

Dlaczego pierwszy dzień po terminie ma znaczenie

Większość opóźnień wynika nie ze złej woli, lecz z przeoczenia, urlopu księgowej albo zwykłego zapomnienia. Krótka, uprzejma wiadomość wysłana od razu często kończy sprawę. Im dłużej czekasz, tym trudniej o rozmowę, a dłużnik zaczyna traktować Twoją fakturę jako tę, którą można odłożyć.

Opóźnienie ma też wymiar finansowy. Odsetki za opóźnienie biegną od dnia następującego po terminie płatności, a rekompensata za koszty odzyskiwania należy się od momentu wymagalności. Każdy tydzień zwłoki to utrata płynności po Twojej stronie, a nie po stronie dłużnika.

Jak wygląda harmonogram windykacji faktury

Wierz przypisuje do każdej faktury harmonogram sześciu kroków i pilnuje, żeby pisma wychodziły w dniach, które ustalisz. Standardowy przebieg wygląda tak:

• przypomnienie przed terminem płatności,
• przypomnienie w dniu terminu,
• wezwanie do zapłaty po upływie terminu,
• nota odsetkowa z naliczoną rekompensatą,
• ostateczne przedsądowe wezwanie do zapłaty,
• przygotowane dane do pozwu w EPU.

Każde pismo możesz dopasować do dłużnika, zmienić odstępy między krokami albo wstrzymać sprawę, gdy kontrahent poprosi o rozłożenie płatności. Opisy poszczególnych pism znajdziesz w materiałach o wezwaniu do zapłaty, nocie odsetkowej i przedsądowym wezwaniu do zapłaty.

Ile możesz doliczyć do niezapłaconej faktury

Między przedsiębiorcami odsetki za opóźnienie w transakcjach handlowych to stopa referencyjna NBP z 1 stycznia albo 1 lipca plus 10 punktów procentowych. Od 1 lipca 2026 roku stawka wynosi 13,75 proc. rocznie. Do tego dochodzi rekompensata: 40 EUR przy fakturze poniżej 5 000 zł, 70 EUR przy kwocie od 5 000 zł do poniżej 50 000 zł oraz 100 EUR od 50 000 zł.

Przeliczenie euro na złote odbywa się po kursie średnim NBP z ostatniego dnia roboczego miesiąca poprzedzającego miesiąc wymagalności. Dla faktury na 12 000 zł rekompensata wynosi więc 70 EUR, niezależnie od tego, czy opóźnienie trwa tydzień, czy trzy miesiące. Własne wyliczenie zrobisz w kalkulatorze odsetek.

Jak dodać faktury do Wierza

Faktury możesz zaimportować z pliku CSV, XLSX albo XML z KSeF, lub wpisać ręcznie. Po imporcie aplikacja sprawdza terminy i oznacza należności, które wymagają działania. Nie musisz prowadzić własnego arkusza z notatkami, kto komu i kiedy wysłał przypomnienie.

Wiekowanie należności i raport DSO w planie Firma pokazują, ile faktur wisi po terminie od kilku dni, a ile od kilku miesięcy. Dzięki temu widzisz, które sprawy są świeże i łatwe, a które trzeba zamknąć wezwaniem lub pozwem. Eksport do XLSX pozwala przekazać zestawienie księgowej.

Pisma wychodzą od Ciebie, a pieniądze idą do Ciebie

Wysyłka odbywa się e-mailem, a w planach Firma i Biuro także SMS-em. Pismo wychodzi od wierzyciela, z jego adresu, więc dłużnik od razu rozpoznaje nadawcę i wie, której faktury sprawa dotyczy. Wpłata trafia prosto na Twój rachunek bankowy, bez pośredników i bez prowizji.

Każde zdarzenie, od wysyłki po otwarcie wiadomości, zapisuje się w dzienniku. W razie sporu masz komplet dowodów, że dłużnik został wezwany, kiedy i w jakiej formie. Więcej o ofercie znajdziesz w opisie windykacji polubownej, a koszty sprawdzisz w cenniku.

Warto pamiętać o różnicy między przypomnieniem a żądaniem. Przypomnienie jest uprzejmą informacją i nie musi zawierać wyliczeń. Wezwanie i nota odsetkowa to już dokumenty, w których wskazujesz kwotę, termin i podstawę roszczenia. Rozdzielenie tych etapów pozwala utrzymać dobre relacje z kontrahentem tam, gdzie opóźnienie jest przypadkowe, i zachować stanowczość tam, gdzie dłużnik zwyczajnie zwleka.

Pamiętaj również o przedawnieniu. Roszczenia związane z działalnością gospodarczą przedawniają się po trzech latach od wymagalności. Przy regularnej windykacji od pierwszego dnia ten termin rzadko staje się problemem, bo sprawa jest prowadzona na bieżąco i w razie potrzeby szybko trafia do sądu, najczęściej w elektronicznym postępowaniu upominawczym w Lublinie.

Dobrym nawykiem jest cotygodniowy przegląd listy faktur po terminie. Zajmuje kilka minut, a pozwala wychwycić sprawy, które wymagają rozmowy telefonicznej albo zmiany harmonogramu. Przy większej liczbie dłużników warto zacząć od największych kwot, bo to one najmocniej wpływają na płynność. Pozostałe sprawy toczą się według przypisanego harmonogramu, a Ty wracasz do nich, gdy dłużnik się odezwie.

Dobrze jest też zapisywać, jak kontrahent reaguje na pisma. Dłużnik, który odpowiada i podaje datę przelewu, wymaga innego podejścia niż taki, który nie odbiera wiadomości. Notatki w sprawie pomagają kolejnej osobie przejąć temat bez pytania o historię i pozwalają szybko ocenić, czy jest sens czekać na obiecaną wpłatę, czy lepiej przejść do kolejnego kroku.