Windykacja faktur dla firm usługowych, agencji i IT

Dlaczego usługodawca czeka na pieniądze najdłużej

Przy sprzedaży towaru masz przynajmniej coś, co można wstrzymać z dostawą. Usługa jest już wykonana, kod wdrożony, kampania uruchomiona, szkolenie przeprowadzone. Klient ma wartość w ręku, a faktura trafia do jego księgowości, gdzie czeka na akceptację, na kolejny przelew albo na koniec miesiąca.

Do tego dochodzi relacja. Piszesz do człowieka, z którym jutro ustalasz zakres kolejnego sprintu, więc przypomnienie o fakturze wydaje się niezręczne. Zaległość rośnie, a ty odkładasz rozmowę, aż płynność firmy zacznie się psuć. Pisma wychodzące automatycznie według stałego harmonogramu zdejmują z ciebie ten ciężar: to nie ty „naciskasz”, tylko system dostawcy robi to, co robi z każdą fakturą.

Jak Wierz prowadzi fakturę usługową

Wgrywasz plik CSV albo XLSX z programu do fakturowania (w planie Firma także XML z KSeF). Wierz zapisuje numer faktury, klienta, kwotę i termin, a potem prowadzi ją według jednego schematu: przypomnienie przed terminem, przypomnienie w dniu terminu, wezwanie do zapłaty, nota odsetkowa z rekompensatą, ostateczne wezwanie przedsądowe i dane do pozwu w EPU. Szczegóły opisaliśmy na stronie jak to działa.

Pisma idą w Twoim imieniu, z Twojego adresu e-mail. Klient, z którym masz umowę ramową albo abonament na obsługę, dostaje komunikat od swojego dostawcy, a nie od anonimowej firmy windykacyjnej. Pierwsze dwa kroki mają łagodny ton, dopiero wezwanie i nota przechodzą na język prawny.

Typowe sytuacje w firmach usługowych

W każdym z tych przypadków zadziała ta sama zasada: im wcześniej pierwsze pismo, tym większa szansa na zapłatę bez konfliktu. Pamiętaj też, że roszczenia z usług przedawniają się zwykle po trzech latach, a z umów o dzieło i w wielu świadczeniach okresowych w krótszych terminach, więc pilnuj dat, co opisaliśmy w artykule o przedawnieniu faktury.

• agencja marketingowa, której klient wstrzymuje płatność po zakończeniu kampanii, bo „czeka na wyniki”,
• software house, który rozlicza etapy projektu i ma kilka faktur zaliczkowych oraz końcową po odbiorze,
• firma szkoleniowa lub doradcza z fakturami od kilkunastu klientów korporacyjnych z 30 i 60 dniowym terminem,
• freelancer lub mała firma na B2B, która ma jednego dużego odbiorcę i nie może sobie pozwolić na zerwanie współpracy.

Ile to kosztuje przy kilkunastu lub kilkudziesięciu fakturach

Abonament nie rośnie razem z kwotą faktury. Plan Start kosztuje 249 zł netto miesięcznie i obejmuje 60 faktur w monitoringu, plan Firma 549 zł netto i 400 faktur, a plan Biuro 1 290 zł netto i 2 500 faktur. Płatność roczna obniża cenę o 50 proc., a do cen doliczamy 23 proc. VAT. Dla większości agencji i małych software house’ów wystarcza Start.

Przy fakturze za projekt na kilkadziesiąt tysięcy złotych prowizja od odzyskanej kwoty bywa wielokrotnie droższa niż abonament. Rachunek rozpisaliśmy w artykule windykacja z prowizją czy w abonamencie, a plany znajdziesz w cenniku.

Odsetki i rekompensata od klienta, który płaci po terminie

Sprzedaż usługi między firmami to transakcja handlowa. Przy opóźnieniu należą się odsetki w wysokości stopy referencyjnej NBP plus 10 punktów procentowych (od 1 lipca 2026 roku 13,75 proc. rocznie) oraz rekompensata za koszty odzyskiwania: 40, 70 albo 100 EUR zależnie od kwoty. Wierz liczy je dla każdej faktury z osobna.

Wyliczenie dla konkretnej faktury zrobisz w kalkulatorze odsetek, a zasady wystawienia dokumentu opisuje strona o nocie odsetkowej. Informacje mają charakter ogólny i nie są poradą prawną.

Gdy klient milczy mimo wezwania

Wierz przygotowuje dane do pozwu w elektronicznym postępowaniu upominawczym, w którym opłata sądowa to jedna czwarta zwykłej. Nie jest pełnomocnikiem i nie składa pozwu za Ciebie. Kroki opisuje strona o pozwie w EPU. Dzięki temu masz w jednym miejscu listę klientów, wobec których zaczyna się postępowanie, i możesz wstrzymać dla nich dalsze prace.