Przypomnienie o płatności, które odzyskuje faktury bez konfliktu

Dlaczego przypomnienie działa

Duża część zaległości nie wynika ze złej woli. Faktura trafiła do niewłaściwej skrzynki, księgowa czeka na akceptację, przelew został zapomniany. Krótkie, uprzejme przypomnienie o płatności rozwiązuje takie sprawy bez kosztów, bez nerwów i bez pogorszenia relacji handlowej.

Przypomnienie jest też pierwszym krokiem w całym procesie windykacji polubownej. Jeśli dłużnik nie zapłaci, masz dowód, że o terminie przypomniałeś i dałeś mu możliwość uregulowania należności bez dalszych konsekwencji. Ten zapis przyda się, gdy sprawa pójdzie dalej.

Dobrze zaplanowane przypomnienia skracają też średni czas oczekiwania na pieniądze. Kontrahent, który wie, że ktoś pilnuje terminów, płaci punktualniej. Nie chodzi o nacisk, tylko o regularność: ta sama wiadomość, w tym samym rytmie, wobec każdego klienta. Firmy, które przypominają wybiórczo, tracą pieniądze na tych, którym akurat zapomniały napisać.

Przypomnienia mają jeszcze jedną zaletę. Pozwalają wcześnie wychwycić faktury, które utknęły po stronie kontrahenta, na przykład z błędnym numerem zamówienia albo na niewłaściwy adres, i poprawić je, zanim opóźnienie zacznie generować odsetki.

Kiedy wysłać przypomnienie

Najlepsza praktyka to dwa terminy. Pierwsze przypomnienie wychodzi na kilka dni przed terminem płatności i ma charakter informacji: faktura zbliża się do terminu, oto numer rachunku. Drugie wychodzi w dniu terminu i przypomina, że płatność jest dziś wymagalna. Oba pisma mają ton grzeczny, bez żadnych gróźb.

Jeśli w dniu terminu pieniądze nie wpłynęły, nie ma powodu czekać tygodniami. Kolejnym krokiem jest wezwanie do zapłaty, w którym pojawiają się już odsetki i rekompensata. Im krócej trwa opóźnienie, tym większa szansa, że dłużnik zapłaci szybko, a rozmowa nie zamieni się w spór.

Co zawiera dobre przypomnienie

Przypomnienie powinno być krótkie i jednoznaczne. Dłużnik od razu powinien zobaczyć, o którą fakturę chodzi i co ma zrobić.

• numer faktury, datę wystawienia i termin płatności,
• kwotę do zapłaty i numer rachunku bankowego,
• tytuł przelewu, który ułatwia przypisanie wpłaty,
• zdanie, że jeśli płatność już została wykonana, prosisz o zignorowanie wiadomości,
• dane kontaktowe osoby, do której dłużnik może napisać z pytaniami.

Przypomnienia nie wzbogacasz jeszcze o odsetki ani o rekompensatę. Jeśli faktura jest przeterminowana, informację o naliczonych odsetkach zamieszczasz dopiero w wezwaniu. Zasady liczenia opisaliśmy w materiale o odsetkach w transakcjach handlowych, a wynik dla konkretnej kwoty sprawdzisz w kalkulatorze odsetek.

Przypomnienie w harmonogramie Wierza

Wierz traktuje przypomnienie jako pierwszy punkt harmonogramu. Wgrywasz faktury z pliku CSV, XLSX albo XML z KSeF, a Wierz ustawia terminy: przypomnienie przed terminem, przypomnienie w dniu terminu, wezwanie do zapłaty, nota odsetkowa, ostateczne wezwanie i dane do EPU. Dzięki temu nie musisz pamiętać, komu i kiedy przypomnieć.

Wiadomość wychodzi e-mailem z Twojego adresu, więc dłużnik widzi znajomego nadawcę, a nie obcą firmę. W planach Firma i Biuro przypomnienie może pójść także SMS-em. Każda wysyłka trafia do dziennika zdarzeń, który jest dowodem, że przypomnienie wyszło w konkretnym dniu na konkretny adres.

Gdy przypomnienie nie wystarcza

Jeśli dłużnik milczy, przechodzisz do pism o twardszym tonie. Najpierw wezwanie do zapłaty z odsetkami i rekompensatą, potem nota odsetkowa, wreszcie przedsądowe wezwanie do zapłaty. Jeśli i ono pozostanie bez skutku, możesz złożyć pozew w elektronicznym postępowaniu upominawczym.

Pamiętaj o przedawnieniu. Roszczenia związane z działalnością gospodarczą przedawniają się z upływem trzech lat, liczonych do końca roku kalendarzowego, a samo przypomnienie ani wezwanie przedawnienia nie przerywa. Pieniądze od dłużnika trafiają prosto do Ciebie, a Wierz nie pobiera prowizji. Abonament zaczyna się od 249 zł netto miesięcznie, szczegóły znajdziesz w cenniku oraz w opisie jak to działa.

Dobrze też zadbać o ton. Przypomnienie nie ma oskarżać, tylko ułatwiać zapłatę, dlatego warto podać numer rachunku i tytuł przelewu tuż obok kwoty. Kontrahent, któremu płatność zajmie minutę, zapłaci chętniej niż ten, który musi szukać danych w starej korespondencji. Prosty, grzeczny komunikat zwykle wystarcza, a relacja handlowa zostaje nienaruszona. Jeśli kontrahent odpisze, że faktura jest sporna albo wymaga poprawki, masz od razu informację, nad czym pracować, zamiast odkrywać to dopiero przy wezwaniu.