Windykacja na koszt dłużnika dzięki odsetkom i rekompensacie

Co znaczy windykacja na koszt dłużnika

Windykacja na koszt dłużnika to podejście, w którym koszty odzyskiwania należności ponosi ten, kto zawinił opóźnienie, a nie wierzyciel. W transakcjach handlowych przepisy dają przedsiębiorcy dwa narzędzia: odsetki za opóźnienie i rekompensatę za koszty odzyskiwania należności. Oba składniki dolicza się do kwoty głównej, więc dłużnik płaci więcej, im dłużej zwleka.

To ważne z dwóch powodów. Po pierwsze, odsetki i rekompensata rekompensują wierzycielowi koszt oczekiwania na pieniądze. Po drugie, motywują dłużnika do szybszej zapłaty, bo każdy dzień opóźnienia ma konkretną cenę. W wielu sporach to właśnie wyliczenie na piśmie sprawia, że dłużnik wraca do rozmowy.

Podejście to wynika z prostej zasady: opóźnienie jednej strony nie powinno finansować drugiej. Firma, która czeka na zapłatę, często musi sięgać po kredyt obrotowy, opóźniać własne płatności albo tracić czas na pisanie i wysyłanie pism. Odsetki i rekompensata zamykają ten rachunek po stronie sprawcy zwłoki. Warto z nich korzystać konsekwentnie, a nie tylko wobec największych dłużników.

Odsetki za opóźnienie jako pierwszy składnik

W transakcji handlowej odsetki to stopa referencyjna NBP z 1 stycznia albo 1 lipca powiększona o 10 punktów procentowych, a dla podmiotów leczniczych o 8 punktów. Od 1 lipca 2026 stopa wynosi 13,75 proc. rocznie. Odsetki naliczasz od dnia po terminie płatności do dnia zapłaty, a stawka może zmienić się w trakcie opóźnienia, gdy mija 1 stycznia lub 1 lipca.

Wobec konsumenta zasady są inne. Stosuje się odsetki ustawowe za opóźnienie, czyli bieżącą stopę referencyjną NBP powiększoną o 5,5 punktu procentowego, która od 5 marca 2026 wynosi 3,75 proc. Więcej o różnicach przeczytasz w materiale o odsetkach w transakcjach handlowych.

Rekompensata za koszty odzyskiwania należności

Drugi składnik to rekompensata, która należy się przedsiębiorcy za każdą fakturę w transakcji handlowej. Nie musisz wykazywać, ile faktycznie wydałeś na odzyskiwanie należności. Wysokość zależy od kwoty świadczenia.

• 40 EUR, gdy kwota świadczenia jest niższa niż 5 000 zł,
• 70 EUR, gdy kwota wynosi od 5 000 zł do poniżej 50 000 zł,
• 100 EUR, gdy kwota wynosi 50 000 zł lub więcej.

Kwotę przeliczasz na złote po kursie średnim NBP z ostatniego dnia roboczego miesiąca poprzedzającego miesiąc wymagalności. Konsumentowi rekompensaty nie naliczasz. Przy większej liczbie zaległych faktur suma rekompensat potrafi być znaczna, dlatego warto doliczać ją każdorazowo. Wynik dla jednej faktury sprawdzisz w kalkulatorze odsetek.

Jak udokumentować roszczenia wobec dłużnika

Samo prawo do odsetek i rekompensaty nie wystarczy. Dłużnik powinien dostać pismo, w którym ich kwoty są wyliczone i uzasadnione. Najprościej zawrzeć je w wezwaniu do zapłaty, a odsetki dodatkowo rozliczyć w notach odsetkowych. Nota jest dokumentem rozliczeniowym, nie fakturą VAT, i nie podlega VAT.

Jeśli dłużnik nie płaci, te same liczby wpisujesz do pozwu. Pamiętaj, że roszczenia związane z działalnością gospodarczą przedawniają się z upływem trzech lat, liczonych do końca roku kalendarzowego. Samo wezwanie przedawnienia nie przerywa, a pozew, uznanie długu i ugoda tak. Kolejnym krokiem po wezwaniach jest pozew w elektronicznym postępowaniu upominawczym, w którym opłata wynosi jedną czwartą zwykłej.

Jak Wierz doliczy koszty dłużnikowi

Wierz liczy odsetki i rekompensatę dla każdej faktury z osobna. Wgrywasz plik CSV, XLSX albo XML z KSeF, a w harmonogramie pojawiają się pisma: przypomnienie przed terminem i w dniu terminu, wezwanie, nota odsetkowa, ostateczne wezwanie oraz dane do EPU. Kwoty w każdym piśmie są aktualne na dzień wysyłki.

Pisma wychodzą e-mailem z Twojego adresu, a w planach Firma i Biuro także SMS-em, i zapisują się w dzienniku zdarzeń jako dowód. Pieniądze od dłużnika idą prosto do Ciebie, bez prowizji. Płacisz abonament od 249 zł netto miesięcznie, o połowę mniej przy płatności rocznej. Szczegóły w cenniku i opisie windykacji polubownej.

Warto na koniec zwrócić uwagę na konsekwencję. Jeśli raz zrezygnujesz z odsetek wobec jednego kontrahenta, inni szybko zauważą, że zwłoka nic nie kosztuje. Naliczanie ich wobec każdego dłużnika w tej samej wysokości, według tych samych zasad, buduje wiarygodność i zmniejsza liczbę opóźnień w przyszłości. To także prostsze rozliczenie, bo wszystkie sprawy przechodzą ten sam, powtarzalny proces.