Odzyskiwanie należności krok po kroku, od przypomnienia do sądu

Krok pierwszy i drugi, czyli przypomnienia

Pierwsze przypomnienie wysyłasz jeszcze przed terminem płatności. To uprzejma informacja, że faktura zbliża się do terminu, z numerem rachunku i kwotą. Drugie wychodzi w dniu terminu i pozwala wyłapać zwykłe przeoczenia, zanim zamienią się w opóźnienie.

Na tym etapie ton jest partnerski, bo większość kontrahentów płaci bez dalszych pism. Nie powołujesz się jeszcze na odsetki, ale zostawiasz ślad, że przypomnienie zostało wysłane. W Wierzu oba pisma wychodzą według harmonogramu, a Ty widzisz je w dzienniku zdarzeń.

Krok trzeci i czwarty, czyli wezwanie i nota

Gdy termin minął, a wpłaty nie ma, wysyłasz wezwanie do zapłaty. Wyznacza ono nowy termin, zwykle siedem dni, i wskazuje kwotę wraz z numerem rachunku. Następnie przychodzi kolej na notę odsetkową, czyli pismo, w którym wyliczasz odsetki za każdy dzień opóźnienia oraz rekompensatę.

Wartości, które wchodzą do noty, są ustawowe. Odsetki w transakcjach handlowych to stopa referencyjna NBP z 1 stycznia albo 1 lipca plus 10 punktów procentowych, a od 1 lipca 2026 roku daje to 13,75 proc. rocznie. Rekompensata wynosi 40 EUR dla kwot poniżej 5 000 zł, 70 EUR dla kwot od 5 000 zł do poniżej 50 000 zł i 100 EUR od 50 000 zł, liczona po kursie średnim NBP z ostatniego dnia roboczego miesiąca poprzedzającego miesiąc wymagalności.

Krok piąty, czyli ostateczne wezwanie przedsądowe

Jeśli dłużnik nadal milczy, wysyłasz ostatnie pismo przed sądem. Informuje ono wprost, że w razie braku wpłaty w wyznaczonym terminie sprawa zostanie skierowana do sądu, a do żądania dojdą koszty postępowania. Takie pismo często jest ostatnim impulsem do zapłaty, bo dłużnik widzi, że wierzyciel jest zdecydowany.

W sądzie ma także znaczenie dowodowe. Pokazuje, że próbowałeś rozwiązać sprawę polubownie i dałeś dłużnikowi czas. Wzór i omówienie znajdziesz w tekście o przedsądowym wezwaniu do zapłaty.

Krok szósty, czyli pozew w EPU

Kiedy wszystkie pisma zawiodły, wchodzisz na drogę sądową. Elektroniczne postępowanie upominawcze prowadzi jeden sąd dla całego kraju, Sąd Rejonowy Lublin-Zachód. Opłata od pozwu wynosi jedną czwartą opłaty zwykłej, a pozew składasz samodzielnie w e-Sądzie. Wierz przygotowuje dane i instrukcje, ale nie jest pełnomocnikiem i nie udziela porady prawnej.

Pamiętaj o przedawnieniu. Roszczenia związane z działalnością gospodarczą przedawniają się po trzech latach, więc nie warto odkładać pozwu na ostatnią chwilę. Dokładny opis procedury znajdziesz na stronie o pozwie EPU.

Jak Wierz pilnuje całej ścieżki

Aplikacja łączy te sześć kroków w jeden harmonogram przypisany do faktury. Dane wprowadzasz raz, importując plik CSV, XLSX albo XML z KSeF, lub ręcznie. Od tej chwili widzisz, na którym etapie jest każda sprawa i co ma wyjść jako następne.

Pisma wysyłane są e-mailem, a w planach Firma i Biuro także SMS-em, zawsze od wierzyciela. Pieniądze trafiają na Twój rachunek, bez prowizji. Dziennik zdarzeń zapisuje całą korespondencję i może posłużyć jako dowód. Koszty planów sprawdzisz w cenniku, a ogólne zasady w opisie jak to działa.

Przed rozpoczęciem całej ścieżki sprawdź trzy rzeczy. Po pierwsze, czy dłużnik nie zgłaszał zastrzeżeń do faktury, bo sporne roszczenie wymaga innej rozmowy niż zwykłe opóźnienie. Po drugie, czy masz dowód wykonania usługi lub dostawy. Po trzecie, czy numer rachunku i dane dłużnika są aktualne. Te trzy punkty oszczędzają później czas i zmniejszają ryzyko sprzeciwu w sądzie.

Nie każda sprawa musi dojść do końca ścieżki. Wiele z nich kończy się na pierwszym lub drugim kroku, a część po otrzymaniu noty odsetkowej, gdy dłużnik widzi, ile dokładnie kosztuje go zwłoka. Harmonogram jest więc narzędziem stopniowania nacisku, a nie obowiązkową sekwencją, której trzeba trzymać się za wszelką cenę.

Warto też ustalić wewnętrzną regułę, kto w firmie podejmuje decyzję o pozwie. Najlepiej, by była to jedna osoba, na przykład właściciel, który po ostatnim wezwaniu przedsądowym ocenia kwotę, szanse i relację z kontrahentem. Taka reguła przyspiesza działanie i chroni przed sytuacją, w której sprawa leży miesiącami, bo nikt nie czuje się odpowiedzialny za ostatni krok.

Jeśli dłużnik zapłaci w trakcie harmonogramu, oznaczasz fakturę jako uregulowaną, a kolejne pisma przestają wychodzić. Dzięki temu nie ryzykujesz wysłania wezwania komuś, kto już zapłacił, co psułoby relację z kontrahentem.