Krótka odpowiedź
KSeF jest rejestrem faktur, a nie narzędziem windykacyjnym. Nie wysyła przypomnień, nie liczy odsetek i nie ostrzega, że termin zapłaty minął. Z faktur ustrukturyzowanych możesz jednak pobrać dane (numer, kontrahent, kwota, termin) i załadować je do programu, który prowadzi należności. W Wierzu plan Firma przyjmuje plik XML z KSeF i każdej fakturze nadaje harmonogram: przypomnienia, wezwanie, notę odsetkową, wezwanie ostateczne i dane do pozwu w EPU.
Co KSeF zmienia dla wierzyciela, a co nie
Największa zmiana to pewność doręczenia. Faktura udostępniona w KSeF jest dostarczona w dniu nadania numeru, niezależnie od tego, czy odbiorca zajrzał do systemu. Znika typowy argument dłużnika, że faktury nie otrzymał albo wpadła do spamu. To realnie ułatwia udowodnienie początku biegu terminu płatności.
Nie zmienia się to, co w windykacji najważniejsze. Termin płatności wynika z umowy albo faktury, a nie z KSeF. Odsetki za opóźnienie w transakcjach handlowych dalej wynoszą stopę referencyjną NBP plus 10 punktów procentowych (od 1 lipca 2026 roku 13,75 proc. rocznie), a rekompensata 40, 70 albo 100 EUR zależnie od kwoty. Zapłata nadal przychodzi przelewem, którego KSeF nie widzi.
Jak zrobić monitoring należności z faktur z KSeF
Praktyczny schemat składa się z czterech kroków. Pierwszy: pobierasz faktury sprzedaży z KSeF w formacie XML albo korzystasz z eksportu swojego programu księgowego. Drugi: ładujesz je do narzędzia, które zna terminy płatności. Trzeci: zapisujesz wpłaty, żeby zamknięte faktury znikały z listy. Czwarty: dla faktur po terminie uruchamiasz zaplanowaną sekwencję pism.
Wierz robi trzeci i czwarty krok za Ciebie. Wpłaty zaznaczasz ręcznie albo przez import, a pisma wychodzą z Twojego adresu według harmonogramu, który opisaliśmy na stronie jak to działa. Wskaźnik DSO i wiekowanie należności w planie Firma pokazują, ile pieniędzy utknęło w fakturach po terminie.
Najczęstsze błędy przy fakturach ustrukturyzowanych
Przy wezwaniu do spółki warto sprawdzić, kto ją reprezentuje, dlatego przed wysyłką ostatecznego wezwania zajrzyj do bazy KRS z osobami i historią funkcji. Wezwanie skierowane na właściwy adres siedziby i do właściwego zarządu ma większą wagę dowodową.
- brak terminu płatności w polu faktury i poleganie na ustaleniach ustnych, przez co trudno wskazać dzień opóźnienia,
- faktury korygujące, które zmieniają kwotę, a w monitoringu zostaje stara wartość,
- wpłaty bez numeru faktury w tytule, które księgowość przypisuje z opóźnieniem,
- wysyłanie wezwania do niewłaściwej osoby, bo adres e-mail kontaktowy nie jest tym, na który odbiorca przyjmuje korespondencję.
Ile to kosztuje i kiedy się opłaca
Import z KSeF jest w planie Firma za 549 zł netto miesięcznie, z 400 fakturami w monitoringu, trzema użytkownikami i SMS-ami. Przy płatności rocznej cena spada o połowę, a do cen doliczamy 23 proc. VAT. Jeśli faktur masz mniej niż 60, plan Start za 249 zł netto wystarczy, ale bez automatycznego importu XML, więc wczytujesz CSV albo XLSX.
Opłaca się wtedy, gdy co miesiąc kilka faktur przekracza termin. Jedna odzyskana faktura za kilkanaście tysięcy złotych zwykle pokrywa koszt kilku miesięcy. Porównanie z modelem prowizyjnym znajdziesz w artykule windykacja z prowizją czy w abonamencie, a plany w cenniku.
Co zrobić, gdy faktura z KSeF jest po terminie
Wyślij przypomnienie w dniu terminu, a po kilku dniach wezwanie do zapłaty z wyznaczonym terminem. Potem noty odsetkowej z naliczoną rekompensatą i ostateczne wezwanie przedsądowe. Gdy dłużnik milczy, zostaje elektroniczne postępowanie upominawcze z opłatą równą jednej czwartej zwykłej. Wierz przygotowuje dane do pozwu, ale nie jest pełnomocnikiem i nie składa pozwu za Ciebie.
Pamiętaj o przedawnieniu: w typowych roszczeniach między firmami to trzy lata, a w transporcie rok. Zobacz przedawnienie faktury i stronę o windykacji faktur. Informacje mają charakter ogólny i nie są poradą prawną.
Wyliczenia i opisy w tym artykule mają charakter informacyjny i nie stanowią porady prawnej. Policz odsetki dla swojej faktury.