Krótka odpowiedź
Dobry program do windykacji faktur importuje faktury z pliku lub KSeF, sam pilnuje terminów, wysyła pisma w Twoim imieniu według harmonogramu, liczy odsetki i rekompensatę, a na końcu przygotowuje dane do pozwu w EPU. Cenę wybierz tak, by nie rosła razem z kwotą odzyskaną: stały abonament jest zwykle tańszy niż prowizja przy większych fakturach. Pamiętaj, że program polubowny nie zastąpi prawnika ani komornika.
Pytanie 1. Skąd program bierze faktury
Ręczne przepisywanie faktur zabija sens narzędzia. Sprawdź, czy da się wgrać plik CSV albo XLSX z programu, w którym wystawiasz faktury, i czy obsługiwany jest XML z KSeF. Zapytaj też, co się dzieje z fakturami częściowo zapłaconymi i z korektami, bo to w praktyce najczęstsze źródło błędnych kwot w pismach.
Przy kilkudziesięciu fakturach miesięcznie wystarczy import raz w tygodniu. Przy kilkuset warto, żeby narzędzie nie dublowało już wgranych pozycji.
Pytanie 2. Czy harmonogram pism jest gotowy
Skuteczna windykacja polubowna to sekwencja, a nie jedno pismo: przypomnienie przed terminem, przypomnienie w dniu terminu, wezwanie do zapłaty, nota odsetkowa z rekompensatą, ostateczne wezwanie przedsądowe. Jeśli program daje tylko szablony i musisz sam pamiętać o kolejnym kroku, kupujesz edytor dokumentów, a nie windykację.
Zapytaj, czy możesz zmienić odstępy między krokami i ton pierwszych wiadomości. Stały klient powinien dostać inny pierwszy mail niż odbiorca, który spóźnia się trzeci raz. Dobrze opisane wezwanie znajdziesz w artykule o wezwaniu do zapłaty faktury.
Pytanie 3. Czy odsetki i rekompensata liczą się poprawnie
W transakcjach handlowych odsetki wynoszą stopę referencyjną NBP plus 10 punktów procentowych (od 1 lipca 2026 roku 13,75 proc. rocznie), a rekompensata za koszty odzyskiwania to 40, 70 albo 100 EUR zależnie od kwoty. Program powinien przeliczać euro po właściwym kursie i uwzględniać zmiany stopy w trakcie opóźnienia.
Sprawdź to na jednej własnej fakturze i porównaj z kalkulatorem odsetek. Jeśli wyniki się różnią, dowiedz się dlaczego, zanim wyślesz coś klientowi. Więcej o samej rekompensacie jest w artykule rekompensata 40 euro.
Pytanie 4. Od czyjego adresu wychodzą wiadomości
Część usług wysyła pisma z własnej domeny. Wtedy klient widzi obcą firmę, a relacja handlowa cierpi, zwłaszcza przy pierwszych przypomnieniach. Wiadomości z Twojego adresu, w Twoim imieniu, mają większe szanse na odpowiedź i nie psują współpracy ze stałymi odbiorcami.
Zapytaj także, co z odpowiedziami klienta. Powinny trafiać do Ciebie, bo to ty wiesz, czy faktura jest sporna.
Pytanie 5. Co z pozwem, gdy dłużnik milczy
Przy sprawach do 75 000 zł często wystarcza elektroniczne postępowanie upominawcze, w którym opłata wynosi jedną czwartą zwykłej. Program może przygotować dane do pozwu, ale nie złoży go za Ciebie ani nie zastąpi pełnomocnika. Jeśli sprzedawca obiecuje „windykację do końca” bez prawnika, dopytaj, kto podpisuje pozew. Koszty sądowe rozpisaliśmy w artykule o opłacie od pozwu w EPU.
Przed pozwem warto też sprawdzić, czy dłużnik w ogóle istnieje i nie jest w upadłości. Informacje o upadłościach i zmianach w spółkach z KRS i CEIDG zbierają serwisy takie jak alerty o upadłościach i zmianach w firmach z rejestrów, co oszczędza opłatę za sprawę, w której nic nie odzyskasz.
Pytanie 6. Jak rozlicza się cena
Dwa modele mają inną ekonomię. Prowizja od odzyskanej kwoty kosztuje zwykle kilka do kilkunastu procent i nic, gdy nic nie odzyskasz. Abonament płacisz zawsze, ale nie rośnie z wartością faktury. Przy fakturze za 60 000 zł prowizja 10 proc. to 6 000 zł, a abonament to kilkaset złotych miesięcznie. Pełne porównanie z przykładami jest w artykule windykacja z prowizją czy w abonamencie.
Zapytaj o limit faktur w planie, o rabat za płatność roczną i o to, czy po przekroczeniu limitu cena rośnie skokowo. Wierz kosztuje 249 zł netto miesięcznie w planie Start (60 faktur), 549 zł netto w planie Firma (400 faktur) i 1 290 zł netto w planie Biuro (2 500 faktur), a płatność roczna jest tańsza o połowę. Wszystko jest w cenniku.
Czego program do windykacji nie zrobi
Nie odzyska pieniędzy od firmy, która przestała istnieć, nie zastąpi komornika i nie wygra sporu, jeśli klient reklamuje usługę. Nie zatrzyma też przedawnienia, jeśli sam nie złożysz pozwu w terminie. Narzędzie polubowne działa najlepiej, gdy włączasz je wcześnie, na fakturach kilka dni po terminie, a nie po roku.
Jeśli wiesz, że potrzebujesz od razu wizyty u dłużnika albo negocjacji twarzą w twarz, zajrzyj do porównania windykacji terenowej i polubownej. Dla większości zaległości między firmami, gdzie dłużnik odpowiada na maile, wystarcza ścieżka z pism.
Szybka lista do porównania programów
Wierz spełnia wszystkie sześć poniższych punktów. Jeśli chcesz sprawdzić, jak to wygląda na Twoich fakturach, zobacz stronę windykacja faktur albo od razu monitoring należności.
- import CSV, XLSX i KSeF bez przepisywania,
- gotowy, edytowalny harmonogram z odsetkami i rekompensatą,
- wysyłka z Twojego adresu e-mail,
- dane do EPU na końcu ścieżki,
- stała cena bez prowizji od odzyskanej kwoty,
- czytelny limit faktur i cena rocznego planu.
Wyliczenia i opisy w tym artykule mają charakter informacyjny i nie stanowią porady prawnej. Policz odsetki dla swojej faktury.