Po co łączyć termin, odsetki i rekompensatę
Wielu wierzycieli wysyła najpierw samo przypomnienie o fakturze, a o odsetkach i rekompensacie przypomina sobie dopiero przy pozwie. To strata czasu i pieniędzy. Wezwanie do zapłaty faktury może od razu wskazywać należność główną, odsetki za opóźnienie, rekompensatę za koszty odzyskiwania należności i nowy termin zapłaty. Dłużnik widzi wtedy pełną kwotę, a wierzyciel ma dokument, który w razie sporu pokazuje całe żądanie.
To wyjaśnienie informacyjne, a nie porada prawna. Ogólny opis pisma znajdziesz na stronie o wezwaniu do zapłaty.
Termin płatności i moment, od którego liczy się opóźnienie
Zdarza się, że dłużnik tłumaczy zwłokę brakiem faktury, błędem w danych albo sporem o jakość usługi. Dlatego przed wezwaniem sprawdź, czy faktura zawiera poprawne dane nabywcy, czy została wysłana na właściwy adres i czy nie ma zgłoszonych reklamacji. Uporządkowana dokumentacja usuwa najczęstsze wymówki i skraca drogę do zapłaty. Jeśli spór dotyczy części kwoty, wezwanie może obejmować bezsporną część, a resztę wyjaśnisz osobno.
Punktem wyjścia jest termin płatności wskazany na fakturze lub w umowie. Opóźnienie zaczyna się dzień po tym terminie. Od tego dnia biegną odsetki, a w transakcjach między przedsiębiorcami powstaje też prawo do rekompensaty.
W samym wezwaniu wyznaczasz dodatkowy termin na zapłatę, zwykle kilka dni od otrzymania pisma. Nie oznacza on, że wcześniej odsetki się nie należały. To jedynie ostatnia okazja do zapłaty bez dalszych kroków. Jeśli i ten termin minie, kolejnym pismem jest ostateczne wezwanie do zapłaty albo przedsądowe wezwanie do zapłaty.
Odsetki za opóźnienie w pismie
W transakcjach handlowych odsetki to stopa referencyjna NBP obowiązująca 1 stycznia albo 1 lipca danego roku, powiększona o 10 punktów procentowych. Od 1 lipca 2026 roku wynoszą one 13,75 proc. w skali roku. Stopa referencyjna NBP od 5 marca 2026 roku to 3,75 proc., ale do odsetek w transakcjach handlowych liczy się wartość z początku półrocza, a nie bieżąca.
Jeśli dłużnik nie jest przedsiębiorcą, stosuje się odsetki ustawowe za opóźnienie, czyli stopa referencyjna NBP powiększona o 5,5 punktu procentowego. W piśmie wpisz stopę, okres naliczania i kwotę odsetek na dzień sporządzenia wezwania, a także zaznacz, że odsetki naliczają się dalej do dnia zapłaty. Więcej o samej zasadzie przeczytasz w opisie odsetek w transakcjach handlowych, a wyliczenie sprawdzisz w kalkulatorze odsetek.
Rekompensata za koszty odzyskiwania należności
Rekompensata przysługuje przedsiębiorcy w transakcji handlowej za każdą fakturę, a nie konsumentowi. Jej wysokość zależy od kwoty świadczenia: 40 EUR, gdy należność jest niższa niż 5 000 zł, 70 EUR od 5 000 zł do mniej niż 50 000 zł oraz 100 EUR od 50 000 zł. Kwotę przelicza się na złote według kursu średniego NBP z ostatniego dnia roboczego miesiąca poprzedzającego miesiąc, w którym świadczenie stało się wymagalne.
Rekompensata nie jest wynagrodzeniem za usługę, więc nie wystawia się od niej faktury VAT. W wezwaniu wystarczy wskazać ją jako odrębną pozycję żądania. Szczegółowy przykład przeliczenia opisujemy w tekście o rekompensacie 40 euro.
Jak złożyć wezwanie w jedną całość
Pismo najlepiej ułożyć według stałego schematu, żeby dłużnik nie miał wątpliwości, za co płaci i ile. Taka kolejność ułatwia też późniejsze przeniesienie danych do pozwu.
- oznaczenie stron, numer i data faktury oraz termin płatności,
- należność główna wraz z informacją, że faktura nie została zapłacona,
- odsetki za opóźnienie ze wskazaniem stopy, okresu i kwoty,
- rekompensata w złotych wraz z kwotą w euro i podstawą przeliczenia,
- suma do zapłaty i numer rachunku bankowego,
- nowy termin zapłaty oraz informacja o skierowaniu sprawy do sądu, jeśli wpłata nie nastąpi.
Jak wysłać wezwanie i co dalej
Przed wysyłką sprawdź, czy dane dłużnika są aktualne i czy faktura została mu skutecznie doręczona. Dłużnik, który twierdzi, że nigdy faktury nie dostał, może próbować podważyć moment wymagalności. Dlatego do wezwania dobrze dołączyć kopię faktury i, jeśli istnieje, umowę lub zamówienie. Gdy faktur jest kilka, każdą wymień osobno, z własną kwotą, własnymi odsetkami i własną rekompensatą. Dzięki temu pismo jest czytelne, a w razie pozwu dane można przenieść bez przeliczania całości od nowa.
Wezwanie można wysłać e-mailem, listem poleconym albo oboma sposobami. Zachowaj dowód wysyłki i dokumentuj każdy kontakt z dłużnikiem. Samo wezwanie nie przerywa biegu przedawnienia, o czym piszemy w tekście o przedawnieniu faktury. Jeśli dłużnik milczy, kolejnym krokiem bywa pozew w EPU, a koszty sądowe zasądza się od dłużnika, gdy wierzyciel wygra.
W Wierz wgrywasz faktury, a serwis przygotowuje pismo z wyliczeniem odsetek i rekompensaty oraz układa harmonogram kolejnych pism. Pisma wychodzą od wierzyciela. Wierz nie jest poradą prawną ani pełnomocnikiem, a abonament od 249 zł netto miesięcznie jest bez prowizji, co opisujemy w cenniku.
Podsumowanie
Jedno pismo z terminem, odsetkami i rekompensatą oszczędza czas i pokazuje dłużnikowi pełną skalę zobowiązania. Zanim je wyślesz, policz kwoty, a potem przygotuj dokument w generatorze wezwania do zapłaty. Gdy wierzytelność jest starsza, przeczytaj też, kiedy lepsza jest windykacja polubowna niż skup długów.
Wyliczenia i opisy w tym artykule mają charakter informacyjny i nie stanowią porady prawnej. Policz odsetki dla swojej faktury.